Mudou de sistema e não quer que os relatórios comecem do zero? A tela Admin › Migrar vendas traz o histórico de vendas a partir de uma planilha (.xlsx ou CSV).

Quem usa: o dono, o administrador e quem tiver no grupo a permissão Importar de outro sistema (e migrar vendas), a mesma da importação de cadastros (veja como liberar).

Vendas migradas aparecem nos relatórios, no histórico de compras do cliente e em Contas a receber (as a prazo), mas não emitem nota fiscal e não mexem no estoque.

Como funciona

1. Monte a planilha com uma linha por item. Itens da mesma venda repetem o mesmo numero, e os dados da venda (data, cliente, pagamento, total…) vão na primeira linha dela.
2. Suba o arquivo e se quiser, escolha o formato de origem: Bling, Tiny, Shopify, ContaAzul ou Excel genérico.
3. As colunas já vêm casadas pelo nome do cabeçalho (com o selo sugerido); troque qualquer uma que esteja errada. Campo obrigatório sem coluna fica em amarelo com escolha a coluna. Confira e clique em Validar prévia.
4. A prévia mostra o que vai acontecer antes de gravar qualquer coisa: quantas vendas têm erro, a qual cliente cada venda vai se ligar e para qual forma de pagamento cada uma vai.
5. Importe. Importar de novo o mesmo arquivo não duplica: venda com o mesmo número é pulada.

Na primeira tela tem o botão Baixar planilha de exemplo, já com as colunas do Excel genérico.

As colunas do Excel genérico

Obrigatórias: numero, data, pagamento, quantidade, preco e sku ou produto.

Opcionais: cliente_documento, cliente, cliente_telefone, vendedor, valor_pagamento, pagamento_2, valor_pagamento_2, pagamento_3, valor_pagamento_3, total, desconto, frete, status, obs, em_aberto, vencimento, quitado_em e desconto_item.

O cliente de cada venda

• Com CPF/CNPJ: a venda vai pro cliente com esse documento. Se ele ainda não existe e a planilha traz o nome, o cadastro é criado.
• Sem CPF/CNPJ: a venda vai pro cliente já cadastrado com o mesmo nome (maiúscula, acento e espaço sobrando não atrapalham). Se houver duas pessoas com o mesmo nome, a coluna cliente_telefone desempata.
• Nome repetido sem telefone que desempate, ou nome que não está cadastrado: a venda entra sem cliente. Nenhum cliente novo é criado sem documento.
• Telefone sozinho não basta. É comum a família inteira usar o mesmo número — ligar a venda só pelo telefone colocaria a compra de uma pessoa na ficha de outra.

Dica: importe os clientes primeiro (em Importar de outro sistema) e as vendas depois. Assim as vendas sem documento acham o cliente pelo nome.

A forma de pagamento

O texto da coluna pagamento é comparado com as formas da sua loja (Configurações › Formas de pagamento). Se for o nome de uma delas — “Crediário”, “Pix da loja”, “Convênio” —, a venda entra com essa forma. Se não for, entra no tipo mais parecido: dinheiro, Pix, cartão de crédito ou débito, boleto, cheque ou fiado.

A prévia mostra, para cada texto da planilha, para onde ele vai. Não gostou? Ajuste o texto na planilha e valide de novo.

A planilha não tem a forma de pagamento? O export de pedidos do Tiny, por exemplo, não traz. Escolha em Sem coluna? Use esta forma em todas as vendas uma forma da sua loja: ela entra em toda venda da planilha. Sem coluna e sem essa escolha, as vendas aparecem com erro — nenhuma vira dinheiro sem você mandar.

Desconto em porcentagem: “10%” na coluna desconto vira 10% da soma dos itens da venda, não R$ 10.

Venda paga em mais de uma forma

Use pagamento_2/valor_pagamento_2 (e pagamento_3/valor_pagamento_3). A soma dos valores precisa bater com o total da venda; se não bater, a linha aparece com erro e não entra. O valor_pagamento da primeira forma pode ficar vazio: ele vira o que falta para fechar o total.

Fiado: quanto cada cliente ainda deve

Venda a prazo (fiado, crediário ou outra forma a prazo da sua loja) com cliente vira conta em Contas a receber.

• Sem a coluna em_aberto, a prévia pergunta uma vez só, para todas: essas dívidas estão em aberto ou já foram pagas?
• Com a coluna em_aberto, cada venda segue a planilha: em_aberto é quanto o cliente ainda deve daquela venda (0 = já pagou tudo). A parte paga entra quitada na data de quitado_em (ou na data da venda) e a parte em aberto vence em vencimento (ou 30 dias depois da venda).

Pagamentos antigos lançados assim não entram no caixa nem no extrato de hoje: o dinheiro entrou no sistema anterior.

Venda a prazo sem cliente entra no histórico, mas não vira conta a receber — não há de quem cobrar.

Conferir depois de importar

No topo da tela, a faixa Vim de outro sistema mostra a ordem: 1 Clientes, 2 Vendas, 3 Conferir. Importe os clientes primeiro (o botão abre o mesmo diálogo da tela Clientes); sem clientes cadastrados, a tela avisa. Quando as vendas terminam de entrar, a Conferência da importação mostra o total em R$ que entrou e quantas vendas ficaram sem cliente ligado. Baixar lista gera uma planilha com número, data, cliente, total e o motivo (nome repetido ou cliente não encontrado), para você corrigir o cadastro.

Precisa de ajuda?

Planilha muito diferente? Chama a gente no WhatsApp: ajustar a importação junto com você faz parte de qualquer plano.