Financeiro › Bancos mostra cada conta da empresa num cartão, com o saldo e quantas linhas do extrato ainda faltam casar. Clique na conta para abrir o extrato dela: é ali que você confere, linha a linha, se o que o banco mostra bate com o que está no sistema.

A conciliação bancária é do plano Premium: importar o extrato, casar as linhas no extrato da conta, a grade Contabilizar, as regras de classificação e casar o retorno de boleto ou de pagamento em lote com o extrato. Em todo plano você cadastra contas, vê o saldo, transfere entre contas e consulta o extrato da conta.

Cadastrar uma conta

Na primeira vez, use Nova conta. Depois, a opção fica em Mais › Nova conta bancária. Informe o nome (ex.: “Banco Principal”), o banco, a agência, a conta e o saldo inicial.

Não é só conta de banco. O tipo da conta pode ser:

A conta pode ser de uma loja ou da empresa (todas as lojas). Uma conta da empresa aparece para todas as lojas e paga a conta de qualquer uma delas.

O saldo da conta

O saldo é o saldo inicial mais tudo o que passou pela conta: contas pagas e recebidas nela, vendas, sangrias, depósitos, transferências e linhas de extrato importadas.

O saldo inicial pode ser corrigido depois: em Bancos, toque no lápis ao lado de Saldo inicial, digite o valor (ex.: 1.000,50; negativo é aceito) e salve. O saldo atual muda na mesma quantia.

• Quando uma linha do extrato é conciliada com uma conta a pagar ou a receber, o saldo não muda. A linha vira a prova daquela baixa, e o dinheiro conta uma vez só.
• Desfazer a conciliação também não muda o saldo: a linha volta a contar sozinha.

Com mais de uma loja, Bancos mostra o saldo por filial, o saldo das contas da empresa e o total consolidado, cada conta contada uma vez.

Importar o extrato

Baixe o extrato no internet banking e use Importar OFX/CSV, com a conta escolhida.

• OFX (versões 1 e 2): o formato que os bancos brasileiros exportam. É o mais indicado.
• CSV brasileiro: separador ;, data DD/MM/AAAA, vírgula nos centavos e as colunas Data, Descrição e Valor (positivo é entrada, negativo é saída).

O que acontece na importação:

• Reimportar não duplica. O mesmo lançamento importado duas vezes entra uma vez só. Pode baixar extratos com datas sobrepostas sem medo.
• Extrato de outra conta é recusado. O Jefácil compara o número da conta que vem no OFX com o do cadastro. Se a conta não tinha número cadastrado, ele guarda o do primeiro extrato e passa a conferir por ele.
• O par exato concilia sozinho. Se o valor bate ao centavo com uma única conta a pagar ou a receber possível, e aquela conta não tem outro candidato, a linha já entra conciliada, marcada como automática. O resumo diz quantas foram conciliadas sozinhas e quantas ficaram para você conferir. Confira pelo selo Casado no extrato da conta e use Desfazer (no ⋮ da linha) se alguma estiver errada.
• Os acentos do extrato saem certos, venha o arquivo em UTF-8 ou no formato antigo dos bancos.

O extrato não chega sozinho. Por enquanto, você baixa o arquivo no banco e importa aqui. A tela Mais › Extrato automático (Open Finance) existe, mas ainda não permite conectar conta.

O extrato da conta: o que casou e o que falta

Depois de importar, a tela já abre o extrato da conta mostrando o que falta casar. No topo ficam o saldo anterior e o saldo atual (com o saldo que o banco informou no último extrato, quando o arquivo traz) e os filtros:

Em cada linha que falta casar:

• Casar… mostra as contas em aberto com valor próximo (diferença de até R$ 0,02) e vencimento em até 15 dias da data do extrato. Escolha a certa, e a conta recebe a baixa com a data do extrato. Se a conta já estava paga no sistema, a tela oferece Vincular à conta já paga, que só liga o extrato à conta sem criar outra despesa. Num débito sem conta cadastrada (tarifa, taxa, compra no débito), o mesmo diálogo tem Lançar como despesa nova: a conta a pagar nasce quitada, com a descrição, o valor e a data do extrato.
• No ⋮ da linha:
  • É repasse de cartão (recebíveis)…, num crédito da maquininha: liga o depósito às parcelas das vendas no cartão. Veja Recebíveis.
  • Lançar como receita…, num crédito que não é venda (rendimento, reembolso, aporte). A venda já está no sistema: lançar o repasse do cartão como receita contaria o faturamento em dobro.
  • Ignorar…, para o que não é receita nem despesa, como a aplicação e o resgate automático do banco ou uma linha duplicada. A linha sai do saldo e fica em Ignoradas no período, no fim da tela, onde dá para desfazer.
  • Excluir lançamento tira a linha. Reimportar o extrato traz ela de volta.
• Na linha já casada, Desfazer (no ⋮) volta a linha para “falta casar” e a conta para como estava antes.

O mesmo dinheiro contado duas vezes. Se você deu baixa numa conta à mão nesta conta bancária e a mesma saída veio no extrato, as duas linhas ganham o aviso “Parece o mesmo dinheiro” e o topo avisa quantas são. Casar os dois liga uma à outra, e o saldo passa a contar o valor uma vez só.

Para classificar muitas linhas de uma vez, pelo teclado, com sugestões e regras, use a grade Contabilizar (Mais › Contabilizar movimentações (grade)). As duas telas mexem nas mesmas linhas.

A tela Conciliação: o que já subi e o que falta

Em Bancos › Mais › Conciliação (ou na aba Conciliação), escolha a conta:

• Subir extrato importa o OFX ali mesmo.
• Extratos enviados lista cada arquivo que entrou na conta: quando, quem subiu, o período, quantas linhas eram novas e quantas já casaram. Subiu o mesmo arquivo de novo? Ele aparece com Nenhuma linha nova, e nada foi duplicado.
• O resumo mostra quantas linhas faltam casar, quantas casaram e quantas foram ignoradas. Abrir o que falta no extrato leva direto para elas.
• O que falta casar vem agrupado pelo texto do banco (os créditos da Cielo juntos, os resgates do investimento juntos), com o que cada grupo provavelmente é. Ver no extrato abre só aquelas linhas. No grupo de aplicação ou resgate automático do banco, Ignorar as N tira todas do saldo de uma vez, e dá para desfazer no extrato.

A tela também avisa o que impede de casar:

• Forma de cartão sem conta de maquininha. O depósito da maquininha só casa com as parcelas das vendas no cartão, e elas só nascem quando a forma de pagamento aponta para uma conta do tipo Maquininha / adquirente. Sem isso, o crédito fica “falta casar” para sempre. O aviso lista as formas e leva a Configurações › Formas de pagamento. A configuração vale para as vendas feitas depois dela.
• O mesmo dinheiro contado duas vezes. Veja O extrato da conta.

Uma linha, várias contas

Um pagamento no banco que quita três boletos do mesmo fornecedor, ou um Pix do cliente que paga duas parcelas, se resolve na grade Contabilizar. No ⋮ da linha, Conciliar com várias contas… permite:

• Marcar várias contas e informar quanto vai para cada uma.
• Se a soma não fechar com o valor do banco, a diferença (tarifa, juros, desconto) vira um lançamento na conta do plano que você escolher. Se sobrou numa saída, é despesa. Se faltou, é receita.
• Várias linhas do extrato também podem pagar uma mesma conta, com baixa parcial em cada uma.

O repasse da maquininha que junta várias vendas num crédito só é conciliado por Liquidar recebíveis (lote)…. Veja Recebíveis e arquivo da adquirente.

Transferir entre contas

Transferir move dinheiro entre contas da empresa: do banco para o cofre, do cofre para o banco, da conta da empresa para a conta da filial.

• Não é receita nem despesa: sai de uma conta e entra na outra, no mesmo valor, e não aparece no DRE.
• A data pode ser hoje ou um dia anterior, nunca futura.
• A transferência pode ir para a conta de outra loja, desde que você gerencie os bancos das duas.
• As transferências aparecem abaixo do saldo da conta, com a opção de desfazer.

Na grade Contabilizar, a saída de uma conta e a entrada na outra (mesmo valor, até 2 dias de diferença) são sugeridas como transferência, e você marca as duas de uma vez.

Extrato da conta

Financeiro › Extrato (ou o clique na conta, em Bancos) mostra o que entrou e saiu de uma conta, ou de todas:

• Abre nos últimos 7 dias. Os atalhos trocam para Este mês e Mês anterior, e o filtro aceita qualquer período.
• No topo: saldo anterior, entradas, saídas e saldo atual. O saldo atual é o mesmo que Bancos mostra no fim do período.
• Cada linha mostra o saldo depois dela, a origem (venda, recebimento, pagamento, transferência, sangria, suprimento, depósito, quebra de caixa, taxa, repasse, OFX importado), a conta do plano, a filial e se casou com o banco. Clicar na origem abre o documento. O que fazer com cada linha está em O extrato da conta.
• Com mais de uma filial no período, o bloco Por filial (abaixo dos cartões de saldo) mostra quanto entrou e saiu de cada filial do lançamento — útil para ver quanto cada loja repassou para uma conta da empresa. O que não tem filial, e o que veio de uma filial que você não tem permissão de ver, aparece em Sem filial. Toque numa filial para filtrar a lista.
• Filtros: só entradas, só saídas, busca e Só sem plano de contas.
• Exportar CSV e Imprimir / PDF levam o período inteiro.

O saldo bate com o banco?

Quando o OFX traz o saldo do banco, o cartão da conta em Bancos mostra lado a lado o saldo no banco (na data do extrato) e o saldo no sistema no mesmo dia. Se não baterem, aparece a diferença e uma dica: sistema a mais costuma ser lançamento importado em dobro ou saldo inicial errado, e sistema a menos costuma ser um período que faltou importar.

Para conferir um mês inteiro, use na grade Contabilizar Mais › Conferir período com o banco…, com a conta escolhida. A tela:

• compara os dois saldos no dia do último extrato;
• mostra quantas linhas do extrato já estão resolvidas;
• lista o que foi lançado no sistema sem linha do banco que prove;
• lista as linhas ignoradas, que saíram do saldo.

Ela só mostra, não mexe em nada. Depois de conferir, você pode fechar o período.

Código contábil e filial padrão

No cartão de cada conta em Bancos:

• Código contábil (De-Para): o código dessa conta no plano do contador. Ele vai no layout contábil da exportação.
• Filial padrão: a filial usada na grade Contabilizar quando nem regra nem histórico dizem qual é. Útil numa conta da empresa que paga despesas de várias lojas.
• Dono legal (CNPJ): numa conta da empresa, o CNPJ titular dela. Veja Grupo de empresas.

Quem pode o quê

Duas permissões controlam esta área (veja Permissões):

• Ver contas bancárias: ver saldos, o extrato e o que já foi conciliado.
• Importar extratos e conciliar transações: cadastrar contas, importar, conciliar, transferir e desfazer.

Uma conta de outra loja só pode ser movimentada por quem gerencia os bancos daquela loja.