Quem vem de outro sistema não precisa recadastrar nada. A tela Admin › Importar de outro sistema recebe a planilha do jeito que o sistema antigo exporta, Excel (.xlsx) ou CSV, sem você renomear coluna nenhuma.
Ela aparece pro dono e pro administrador da empresa e pra quem tiver, no grupo, a permissão Importar de outro sistema (e migrar vendas). Nenhum grupo nasce com ela: o dono marca em Configurações › Grupos de permissão (veja como).
Exportar do sistema antigo
- Entre no sistema antigo com um usuário que tenha permissão de exportação.
- Procure a exportação de produtos, clientes ou fornecedores. No Bling é Cadastros › Produtos › Exportar planilha, e Cadastros › Contatos, filtrando Clientes ou Fornecedores.
- Baixe o arquivo e suba no Jefácil sem converter. CSV com separador
;ou,funciona.
Se você abrir a planilha no Excel antes de subir, formate as colunas de código e código de barras como Texto antes de salvar. Sem isso o Excel abrevia números grandes (7891234567890 vira 7,89123E+12) e os dígitos que faltam não voltam mais. O importador recusa esses códigos e diz em qual linha estão: a linha com o código do produto abreviado fica de fora, e o produto com o código de barras abreviado entra sem ele. Corrija a coluna e importe de novo.
A exportação do Softsystem entra inteira, com os nomes de coluna que ele usa. Outros sistemas também funcionam: o importador reconhece os nomes mais comuns de cada dado (“Preço de venda”, “Cód. Barras”, “NBM”…), e ao final mostra de onde veio cada campo, pra você conferir.
Cada arquivo de produtos aceita até 10.000 linhas; o de clientes e o de fornecedores, até 5.000. Catálogo maior que isso: divida a planilha em partes e importe uma de cada vez. O teto aparece no próprio cartão.
Importar
Cada tipo tem seu cartão. Suba o arquivo no cartão certo e confirme.
| Tipo | Precisa ter | Aproveita também |
|---|---|---|
| Produtos | nome do produto | código/SKU, preço de venda, custo, estoque, unidade, estoque mínimo, categoria, marca, código de barras, NCM, CEST, CFOP, peso, descrição |
| Clientes | nome e CPF/CNPJ | e-mail, telefone, inscrição estadual, CEP, endereço, bairro, cidade, UF |
| Fornecedores | razão social e CPF/CNPJ | e-mail, telefone, endereço, observações |
O que mais o importador de produtos entende
- Código no sistema anterior: o código que o caixa digitava e a etiqueta imprimia vira o código interno do produto. Continua funcionando no bipe e na busca.
- Códigos adicionais: vários códigos de barras numa coluna só, separados por
;ou|. Viram os Outros códigos de barras do produto. - Atacado a partir de e Preço de atacado: viram a faixa de atacado do produto na loja.
- Unidade e granel: a coluna Unidade (UN, KG, G, L, ML, M) define como o produto é vendido. Produto em KG, litro ou metro entra com o estoque quebrado como está na planilha (
1,5ou2.25); produto em UN fica com estoque inteiro. Sem a coluna, o produto novo entra em UN — e o que você já tinha passado pra KG na tela continua em KG quando reimporta. - Grade: linhas que são a mesma peça em tamanhos ou cores diferentes viram um produto com grade, com o estoque e o código de barras de cada numeração.
- Serviços: se a planilha traz serviços, eles entram como serviço (vende no balcão, não ocupa estoque) e a tela avisa que ligou a aba Serviços na loja.
E dos clientes
Além do cadastro, entram aniversário (alimenta a lista de aniversariantes do CRM), nome fantasia, contato e o resumo de compras do sistema anterior: quantas compras, quanto gastou e quando comprou pela última vez. Esse resumo aparece na ficha do cliente como “No sistema anterior”.
Relatório do que entrou
Ao final, cada cartão mostra quantos entraram como novos, quantos foram atualizados e as linhas com erro, com o número da linha pra você achar na planilha. Se linhas diferentes trazem o mesmo código, elas viram um produto só (vale a última) e a tela avisa quais códigos se repetiram e em que linhas: se eram produtos diferentes, confira a coluna de código. No cartão de produtos aparece também o que ficou faltando: sem preço (não aparecem no PDV), sem NCM (não saem em nota), sem custo (o lucro sai errado), sem código de barras, sem categoria e sem marca.
A chave que evita duplicata
- Produto é identificado pelo SKU. Produto sem código ganha um gerado a partir do nome.
- Cliente e fornecedor, pelo CPF/CNPJ. Conta só o número: o cadastro com pontos, traço e barra é reconhecido do mesmo jeito.
Reimportar a mesma planilha atualiza, não duplica. Corrigiu três preços no sistema antigo e exportou de novo? Pode subir tranquilo.
Estoque, preço e lojas
Com uma loja selecionada, as linhas com preço entram naquela loja, com preço e estoque. Numa empresa com várias lojas, importe com a primeira loja selecionada e depois use Copiar pra outra loja (na seleção de Produtos) ou a aba Outras lojas do produto.
Tinha dois depósitos? Cada depósito é uma loja da mesma empresa. Em Importar de outro sistema › Produtos, escolha em Loja que recebe o estoque a loja do primeiro depósito e suba a planilha dele; depois escolha a loja do segundo e suba a planilha do outro. O produto continua um só na empresa e cada loja fica com o seu estoque. Essa escolha aparece para o dono e o administrador, quando a empresa tem mais de uma loja.
O custo só entra se a planilha tiver a coluna. Confira em Operação › Preços e estoque quantos produtos ficaram sem.
E as fotos dos produtos?
Em Importar de outro sistema, o cartão Fotos dos produtos coloca a foto de capa de vários produtos de uma vez. Nomeie cada arquivo com o código do produto (o SKU, o GTIN ou o código de barras, por exemplo 7891000100103.jpg), escolha todos juntos e envie. Cada foto vira a capa do produto de mesmo código. Quem já tem foto fica como está, a não ser que você marque Trocar a foto de quem já tem uma. No fim, a tela lista as fotos que não entraram e o motivo. Para catálogos grandes, a tela aceita milhares de uma vez, mas é mais tranquilo enviar em partes, como mil fotos por vez.
E as vendas antigas?
A importação cobre cadastros. O histórico de vendas tem tela própria: Admin › Migrar vendas. Você sobe a planilha (.xlsx ou CSV, uma linha por item, agrupada pelo número da venda), escolhe o formato de origem (Bling, Tiny, Shopify, ContaAzul ou Excel genérico), confere o mapeamento das colunas e a prévia, e importa.
Vendas migradas aparecem nos relatórios, mas não emitem nota fiscal e não mexem no estoque. Importe os clientes antes: venda sem CPF/CNPJ só acha o cliente que já está cadastrado. O passo a passo, com as colunas de forma de pagamento e de fiado, está em Migrar vendas antigas.
Precisa de ajuda?
Planilha muito diferente, ou vínculo de produto com fornecedor em massa? Chama a gente no WhatsApp: ajustar a importação junto com você faz parte de qualquer plano.