Adega e distribuidora de bebidas parecem varejo simples até você olhar de perto. São quatro particularidades que quebram sistema genérico: substituição tributária em quase tudo, vasilhame retornável, venda em duas unidades ao mesmo tempo, e uma carteira de clientes PJ que compra a prazo.

1. Quase tudo é ST

Cerveja, refrigerante, água e boa parte das bebidas estão sujeitas a ICMS-ST — o imposto já foi recolhido pela indústria antes de a mercadoria chegar.

Duas consequências que decidem se você ganha ou perde dinheiro:

O ICMS-ST está no seu custo. Ele vem destacado na nota do fornecedor e faz parte do que a mercadoria custou. Precificar sem incluir infla a margem no papel — e num setor de margem apertada como bebida, isso é a diferença entre lucro e prejuízo.

A receita precisa ser segregada no Simples. Se a receita de produtos em ST não for separada na apuração, você paga ICMS de novo sobre uma venda cujo imposto já foi pago. Todo mês.

Veja substituição tributária no varejo.

O jeito prático de o cadastro sair certo: importar o XML da nota, que traz NCM, CEST e CST de cada item. Veja importar XML de NF-e do fornecedor.

2. Caixa e unidade: o mesmo produto, duas medidas

O cliente do balcão leva uma long neck. O bar leva a caixa com 24. Se o cadastro tem só uma unidade, alguém faz conta de cabeça — e erra.

Duas formas de resolver, e as duas funcionam:

Dois produtos (unidade e caixa), com a caixa configurada como kit que consome 24 unidades do item base. A venda da caixa baixa o estoque certo. Veja ficha técnica e kits.
Faixa de preço por quantidade no mesmo item: acima de 24 unidades, o preço por unidade cai.

A segunda é mais simples; a primeira é melhor quando o preço da caixa não é múltiplo exato.

3. Casco e vasilhame: o controle que ninguém faz

Garrafa retornável é um ativo que sai e volta. E na maioria das adegas ele não está em lugar nenhum do sistema — está na memória de quem atende.

O mínimo para não perder dinheiro:

Casco como produto próprio, com estoque. Ele sai quando o cliente leva sem devolver, e entra quando devolve.
Valor cobrado quando o cliente não traz o vasilhame, como item da venda.
Controle de casco em poder de cliente, especialmente nos bares — que é onde o passivo se acumula.

Casco perdido é prejuízo silencioso: não aparece em nenhum relatório, some do pátio e ninguém sabe quando.

4. O bar é cliente de atacado

Boa parte do faturamento vem de bar, lanchonete e restaurante — que compram volume, têm preço próprio e pagam depois.

Isso pede:

Tabela de preço por cliente, aplicada sozinha quando o cliente é selecionado na venda.
Fiado com limite de crédito, e o PDV bloqueando quando a compra estouraria o limite — com autorização do gestor para liberar.
Prazo de fiado curto: distribuidora de bebida costuma trabalhar com 7 ou 15 dias, não 30. O padrão do sistema precisa ser configurável.

Veja tabelas de preço, limite de crédito e controle de fiado.

5. Entrega e rota

Distribuidora entrega. Isso exige mais que um endereço anotado:

Pedido de entrega com endereço, valor e status.
Romaneio do que saiu com cada entregador.
Acerto no fim do turno — o que foi entregue, o que voltou, quanto de dinheiro veio.

Sem acerto, o dinheiro do dia vira confiança. Veja pedido de entrega e romaneio e acerto.

6. NFC-e no balcão, NF-e para o bar

O consumidor leva NFC-e. O bar é PJ e precisa de NF-e com os dados dele. Os dois no mesmo sistema, sem trocar de ferramenta. Veja NFC-e ou NF-e.

7. Sazonalidade forte

Verão, feriado prolongado, jogo grande, Carnaval. Bebida tem picos previsíveis e concentrados.

Ajuste o ponto de pedido por período, não pela média anual — e planeje o caixa, porque comprar para o pico imobiliza capital antes da receita. Veja ponto de pedido e estoque mínimo e calendário do varejo.

Checklist

ICMS-ST incluído no custo e receita segregada no Simples.
Cadastro alimentado por XML do fornecedor.
Caixa e unidade resolvidos por kit ou faixa por quantidade.
Casco cadastrado como produto, com controle de quem está com ele.
Tabela de preço por cliente PJ.
Fiado com limite, bloqueio no PDV e prazo curto configurável.
Entrega com romaneio e acerto do entregador.
NFC-e e NF-e no mesmo sistema.

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