Existem dois jeitos de comprar mercadoria. O primeiro é olhar a prateleira, achar que está acabando e pedir. O segundo é ter um número que dispara o pedido sozinho.

O primeiro produz os dois problemas ao mesmo tempo: você falta do que vende e sobra do que não vende.

Os três conceitos

Estoque mínimo — o piso abaixo do qual você não quer estar.

Ponto de pedido — a quantidade que, ao ser atingida, dispara a compra. Ele é maior que o mínimo, porque o fornecedor demora a entregar.

Estoque de segurança — a folga pra absorver imprevisto: entrega atrasada, pico de venda, promoção do concorrente que esvazia seu produto.

A confusão mais comum é tratar mínimo e ponto de pedido como a mesma coisa. Se você só pede quando chega no mínimo, você fica sem produto durante todo o prazo de entrega.

A fórmula

ponto de pedido = (venda média diária × prazo de entrega em dias) + estoque de segurança

Exemplo. Você vende 8 unidades por dia de um item. O fornecedor entrega em 7 dias. Você quer 3 dias de folga.

consumo no prazo = 8 × 7 = 56
estoque de segurança = 8 × 3 = 24
ponto de pedido = 56 + 24 = 80 unidades

Quando o saldo bate em 80, você pede. Não em 20, não “quando parece pouco”.

Quanto pedir

O ponto de pedido diz quando. O tamanho do pedido é outra decisão, e ela equilibra duas forças:

Pedir muito → menos frete, mais desconto, mais capital parado.
Pedir pouco → mais giro, menos capital preso, mais frete e mais trabalho.

Um jeito prático de decidir sem fórmula complicada: escolha uma cobertura-alvo em dias (30, 45, 60) conforme a criticidade do item, e peça o suficiente pra chegar nela.

quantidade = (venda média diária × cobertura em dias) − saldo atual + o que já está a caminho

Aquele “o que já está a caminho” é o item que mais gente esquece — e é a causa do pedido duplicado.

Estoque de segurança: quanto de folga

Não use o mesmo número pra tudo. Calibre por duas variáveis:

Quanto dói faltar. O arroz do mercadinho e a pilha da farmácia não podem faltar — é o cliente que vai embora e não volta. O item de cauda longa pode faltar dois dias sem drama.

Quão previsível é a demanda. Item de venda estável precisa de pouca folga. Item que oscila (sazonal, promocional, sujeito a moda) precisa de mais.

Regra grosseira que funciona: itens da curva A com 5 a 10 dias de folga; curva B com 3 a 5; curva C com o mínimo possível — ou nada, comprando sob demanda. Veja curva ABC de produtos.

Recalcule, não congele

O erro seguinte ao de nunca ter calculado é calcular uma vez e deixar pra sempre.

Venda média muda. Prazo de fornecedor muda. Sazonalidade existe: o ponto de pedido do protetor solar em novembro não é o de maio.

Revise pelo menos:

A cada trimestre, pros itens da curva A.
Antes de datas fortes do seu segmento.
Sempre que trocar de fornecedor (o prazo muda, e o ponto de pedido muda junto).

Deixe o sistema avisar

Nada disso funciona se depender de alguém abrir um relatório. O que funciona é alerta de estoque baixo — o sistema comparando o saldo com o mínimo cadastrado e te mostrando a lista do que precisa ser comprado, sem você procurar.

Isso transforma a compra de uma tarefa de memória numa tarefa de conferência. Veja controle de estoque e compras.

Se você tem mais de uma loja

Ponto de pedido é por loja, não da rede. A filial do centro vende diferente da do bairro, e um número único vai deixar uma sem produto e a outra cheia.

O ganho de ter várias lojas é outro: antes de comprar, olhe se a outra loja tem sobrando. Transferência entre lojas costuma ser mais rápida e mais barata que pedido novo. Veja controle de estoque em várias lojas e transferência entre lojas.

Resumo

Ponto de pedido = venda diária × prazo de entrega + segurança.
Mínimo ≠ ponto de pedido. Pedir no mínimo é ficar sem.
Desconte o que já está a caminho ao calcular a quantidade.
Folga maior pra item crítico e pra demanda instável.
Recalcule por trimestre e antes da sazonalidade.
Por loja, e olhando a transferência antes da compra.

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