Devolução parece caso raro até você abrir o relatório e descobrir que é 3% das suas vendas. Loja de roupa e autopeças passam bem disso.

O problema é que quase todo mundo trata devolução como “ajuste de estoque” — e aí a mercadoria volta pra prateleira, mas o imposto e o financeiro ficam pendurados.

Duas situações diferentes

1. O cliente devolve pra você. A mercadoria entra de volta na loja.

2. Você devolve pro fornecedor. Veio errado, veio quebrado, veio a mais. A mercadoria sai da loja.

São operações opostas e pedem documentos diferentes.

Cliente devolveu: quem emite a nota?

Depende de quem é o cliente.

Cliente pessoa física (o caso do varejo). Ele não emite nota. Então a sua loja emite uma NF-e de entrada, registrando o retorno da mercadoria ao estoque. Os CFOPs típicos:

1202 — devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, dentro do estado.
2202 — a mesma coisa, quando a operação original foi interestadual.

(Se você fosse indústria devolvendo produção própria, seriam 1201/2201. Varejo revende, então 1202/2202 é o caso comum.)

Cliente pessoa jurídica. Aí normalmente ele emite a NF-e de devolução, com CFOP 5202/6202, referenciando a sua nota original. Você dá entrada nela. Isso poupa trabalho seu — mas exige que você confira se a nota dele referenciou a sua corretamente.

Você devolveu pro fornecedor

Você emite NF-e de saída com CFOP de devolução de compra:

5202 — dentro do estado.
6202 — interestadual.

E referencia a chave da nota de compra original. Esse referenciamento é o que faz a operação ser reconhecida como devolução e não como uma venda nova — sem ele, você acabou de “vender” mercadoria pro seu fornecedor, com tudo que isso implica de imposto.

A regra de ouro: espelhar a nota original

Devolução deve reproduzir as condições da operação original: mesmos valores, mesma base de cálculo, mesmos impostos. Não é o momento de corrigir preço, aplicar desconto ou arredondar.

O motivo é simples: a devolução existe pra anular a operação anterior no sistema fiscal. Se os números não batem, sobra diferença — e diferença em imposto vira problema.

O que precisa acontecer no seu sistema

Uma devolução bem registrada mexe em três lugares ao mesmo tempo:

Estoque. A quantidade volta (ou sai, no caso de devolução ao fornecedor). Sem isso o saldo fica errado e você compra o que já tem.

Financeiro. Se o cliente pagou, você devolve o dinheiro ou gera crédito. Se era fiado, a conta a receber precisa ser baixada ou reduzida. Se foi cartão, o estorno leva dias e precisa aparecer na conciliação. Veja conciliação bancária.

Comissão. Se o vendedor já ganhou comissão sobre aquela venda, a devolução deveria reverter. Senão você paga comissão sobre venda que não existiu. Veja comissão de vendedor.

O sistema que só faz o primeiro item está te dando meia solução.

Devolução ou troca?

Na loja, “troca” é o caso mais comum — e ela é, tecnicamente, duas operações: uma devolução (entra o item devolvido) e uma venda nova (sai o item trocado).

Registrar como troca simples “no sistema” sem os dois lançamentos deixa o estoque certo e o faturamento errado. Se a peça nova custa mais e o cliente pagou a diferença, esse valor precisa aparecer como venda.

Prazo e a relação com o cancelamento

Se o erro foi na hora e você ainda está dentro da janela, cancele a nota — é mais simples. Devolução é o caminho de quando o prazo já passou ou a mercadoria realmente circulou. Veja cancelar NFC-e.

Checklist

Cliente PF devolveu → sua loja emite NF-e de entrada (1202/2202).
Cliente PJ devolveu → ele emite (5202/6202) e você dá entrada.
Você devolveu ao fornecedor → NF-e de saída (5202/6202) referenciando a compra.
Espelhe valores e impostos da nota original.
Reverta estoque, financeiro e comissão.
Troca = devolução + venda nova.

CFOP e tratamento tributário têm particularidades por estado e por regime. Este guia cobre o caso comum do varejo; confirme o seu com o contador.

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